Řízení projektů vs. řízení procesů

Foto NOVÉ DATA SLUŽBY na Unsplash

Když hovoříme o tom, jak naše podniky provozovat podle svých nejlepších schopností, existují dva výrazy:

Řízení procesů a řízení projektů.

Protože znějí podobně, mnoho lidí je používá zaměnitelně. Nejsou však stejní.

Každá se používá pro různé věci a přichází s vlastní sadou výhod a nástrojů.

Naštěstí můžete oba automatizovat.

Jaký je rozdíl mezi řízením procesů a řízením projektů?

Projektový management řídí mnoho úkolů, které vám pomohou dosáhnout vašeho cíle.

Řekněme tedy, že vaše společnost má naplánovanou velkou marketingovou kampaň na jaro 2019. Projektový management znamená řízení všech věcí, které je třeba udělat:

  • Reklamní kreativy
  • Kanály a distribuce kampaní
  • Delegování úkolů

Nebo, jednoduše řečeno, projektový management odpovídá na otázku: Co je třeba udělat, abychom se dostali tam, kam chceme být?

Na druhé straně řízení procesů řídí standardní provozní postupy ve vaší firmě.

Například zákaznická podpora.

Díky správě procesů byste definovali, uspořádali a standardizovali všechny různé kroky procesu zákaznické kontroly, například:

  1. Tento dokument podepisuje zákazník.
  2. Zákazník je přidán do CRM systému nebo interních záznamů.
  3. Zákazníkovi je zaslán následný e-mail.

A tak dále.

Aby byl proces dokončen, musí být učiněny určité kroky. Časem musí být také optimalizovány a vylepšeny.

Nebo, jednoduše řečeno, řízení procesů odpovídá na otázku: Jak je třeba věci udělat, abychom se dostali tam, kde chceme být?

Lidé si tyto dva obvykle pletou, protože v obou je spousta úkolů. Jaký software používáte pro správu a automatizaci? Použili byste Trello pro řízení procesů a Process Street pro řízení projektů?

Ne.

Trello je skvělý nástroj - je to deska Kanban a je skvělá pro řízení projektů, protože vám pomáhá vizualizovat vše. Není to však kontrolní seznam.

A nástroj pracovního postupu, jako je Process Street, je skvělý v řízení procesů, ale pro správu projektů prostě nefunguje. Projekty jsou specifické a Process Street vyniká standardizací - stejně jako kontrolní seznam.

Výhody automatizace řízení procesů

Řekněme, že jste chtěli řídit 47-krokový proces zákaznického nástupu do vaší firmy. A mějte na paměti, že 47 kroků není tolik - je to standardní číslo.

Museli byste mít zdokumentovaný proces. Je to efektivnější, než když ji přijde nový zákazník.

A když máte zdokumentovaný proces, držte se ho. Postupem času můžete dokonce provádět úpravy a optimalizovat je, aby lépe vyhovovaly zákazníkovi.

Hlavní výhodou plně automatizovaného řízení procesů je to, že už to děláte.

Máte dobře zdokumentovaný proces a pokud jej automatizujete pomocí nástrojů, jako je Process Street, snižujete svou pracovní zátěž a ujišťujete se, že zákazník je na palubě úspěšný současně.

Když jste ve fázi, že automatizace je přirozená, znamená to, že samotný proces se nebude cítit dehumanizovaný. Místo toho se můžete vy a váš tým soustředit na smysluplnější interakce, které ve skutečnosti vyžadují, abyste komunikovali se zákazníky.

Automatizační software může odesílat automatizované e-maily na palubě a vy se můžete spojit se zákazníky a tam, kde je to důležité, zlepšit jejich zkušenosti.

Výhody automatizace řízení projektů

Protože řízení procesů se stará o drobné operace ve vašem podnikání, musí se řízení projektů starat o věci vyšší úrovně.

S automatizací projektového řízení je klíčová oblast zaměření na manažera nebo vedoucího, aby věděli, na co by měli v daném okamžiku zaměřit svou pozornost.

To znamená vědět:

  • Jaké jsou priority
  • Jaké úkoly jsou ohroženy zpožděním
  • Kterým členům týmu byl úkol přidělen
  • Kdo potřebuje pomoc
  • Co je třeba změnit

Software pro řízení projektů, jako je Trello, ukazuje manažerovi, co se děje, aniž by musel rozumět specifikům.

Mohou skočit, pokud se něco potřebuje změnit nebo pokud někdo potřebuje pomoc, ale jinak se mohou soustředit na důležitější věci.

Může se projektový a procesní management překrývat?

Ano, a často ano.

Řekněme, že vaše společnost najímá někoho nového.

V řízení procesů by manažer viděl všech 47 kroků, což není tak důležité, pokud správce osobně nepřijme nájem prostřednictvím procesu.

V softwaru pro správu projektů, jako je Trello, jen uvidí, že byl přidán nový pronájem a na konci vyškoleni. Pokud má proces na palubě další kroky, jako jsou kontroly na pozadí, mohly by být v Trellu nastaveny podle následujících kroků:

  1. Nájem přidán
  2. Kontrola pozadí
  3. Výcvik
  4. Inboarding skončil

Namísto toho, aby viděl každou část procesu (např. Při kontrole na pozadí - soubory odeslané, zpracované, schválené), by manažer, který si je prohlížel v softwaru pro řízení projektů, viděl, že každá fáze byla dokončena.

Uvidí výsledky - což je hlavní cíl projektového řízení (software).

Nebo parafrázovat:

Řízení procesů je o cestě. Projektový management je o cíli.

Který z nich potřebuji?

To záleží na tom, jaká je vaše role a jaká je vaše společnost.

V některých případech může být nutné, abyste byli součástí tohoto procesu (např. Pohovory s novými nájemci nebo rozhovory s novými klienty dříve, než jsou na palubě).

V jiných případech se vám může jen bránit.

A i když se tyto dva termíny často překrývají, nejdůležitější věcí je porozumění tomu, kde vy a vaše role zapadají do vaší obchodní cesty.

Potřebujete být součástí procesu nebo jen součástí projektu?